Как автоматизировали распознавание документов и заполнение CRM: 500 пакетов в месяц

• Содержание
• Проект в цифрах
• Клиент и задача
• Что автоматизировали
• Как работает система
• Что получает менеджер
• Результат для команды и расчётный эффект
• Безопасность и контроль
• Что нужно для запуска
• Кому подходит автоматизация документов
• Частые вопросы
• Следующий шаг

• около 500 пакетов документов в месяц
• не менее 3 500 ручных переносов полей до автоматизации
• 83–125 часов ручной работы в месяц по исходному расчёту
• 220 тыс. рублей — бюджет разработки по проектному расчёту

Компания в сфере онлайн-образования получает от клиентов паспорта, СНИЛС, водительские удостоверения, дипломы и другие документы. Раньше каждый файл открывал менеджер, вручную находил нужные сведения и переносил их в amoCRM.

При объёме около 500 пакетов в месяц это превращалось минимум в 3 500 ручных переносов полей. На обработку уходило 83–125 часов. Ошибка в длинном номере, дате или коде подразделения обнаруживалась не сразу, поэтому договор приходилось перепроверять и переделывать.

Мы встроили в CRM инструмент распознавания документов. Когда клиент присылает файлы через подключённый мессенджер, система создаёт карточку, определяет тип документа, извлекает только нужные для процесса сведения и записывает их в соответствующие поля.

Документы можно отправить одним пакетом или частями. Новые файлы дополняют уже созданную карточку. Когда комплект собран, менеджер формирует договор на основе проверенных данных прямо из CRM.

• Пример распознавания документа и заполнения CRM · персональные данные скрыты

Клиент отправляет документы через WhatsApp или Telegram.

Система связывает файлы с конкретным клиентом и его карточкой CRM.

Распознаёт тип документа и извлекает заданные поля.

Проверяет формат значений и отмечает сомнительные участки для контроля.

Заполняет карточку и сохраняет исходные файлы.

После подтверждения комплекта формирует готовый договор по шаблону.

• карточку клиента с распознанными реквизитами;
• исходные документы, привязанные к карточке CRM;
• подсветку полей с низкой уверенностью для проверки;

готовый договор по утверждённому шаблону после подтверждения данных.

Менеджеры перестали перепечатывать одни и те же реквизиты из файлов в CRM. Их задача теперь — проверить отмеченные системой данные и разобрать исключения.

В проектном расчёте бюджет разработки составил 220 тыс. рублей. Ожидаемая экономия фонда оплаты труда — 600 тыс. рублей за расчётный период; это прогноз, а не подтверждённый результат эксплуатации. Период расчёта в исходных данных не зафиксирован, а окупаемость зависит от объёма документов, состава команды и стоимости часа.

При работе с персональными данными автоматизация должна быть частью защищённого контура, а не бесконтрольной отправкой документов во внешний сервис. Права доступа, хранение файлов, журналирование действий и порядок удаления данных проектируются под процессы компании.

Человек сохраняет контроль: система показывает результат распознавания и передаёт на проверку неуверенно прочитанные поля.

Для пилота понадобятся:

• перечень типов документов и обязательных полей;
• описание полей и этапов в CRM;
• шаблоны договоров и других формируемых документов;
• правила доступа, хранения и удаления персональных данных;

обезличенный тестовый набор файлов.

• образовательным организациям
• автошколам и учебным центрам
• страховым и финансовым компаниям
• кадровым службам
• юридическим и миграционным сервисам
• любому бизнесу, где сотрудники переносят данные из документов в CRM или учётную систему

Состав не ограничен паспортом или СНИЛС. Решение настраивается под типы файлов и поля, которые нужны конкретному бизнес-процессу.

Система отмечает поля с низкой уверенностью и направляет их сотруднику на проверку. Решение не должно незаметно подставлять сомнительное значение.

Да. На основе данных можно собирать заявления, анкеты, согласия, счета и другие документы по утверждённым шаблонам.