Управление сменами и выездными сотрудниками в одной системе
Система сопровождает смену от назначения до закрытия: напоминает сотруднику, фиксирует подтверждение и прибытие, собирает обязательный фотоотчёт, передаёт часы в табель и рассчитывает выплату по правилам компании
Адаптируем сценарии, роли и правила расчёта под процессы компании
Когда управление сменами разбросано по таблицам и чатам
Расписание хранится в Excel, подтверждения приходят в мессенджерах, опоздания уточняются по телефону, фотоотчёты теряются в переписках,
а часы и выплаты считаются отдельно. Менеджер тратит день на напоминания и перенос данных вместо работы с исключениями
-
Непонятно, кто уже подтвердил выход
-
Отказ или опоздание обнаруживаются слишком поздно
-
Отчёты приходится искать
в разных чатах -
Табель собирается вручную из нескольких источников
-
Ошибки переходят из расписания в расчёт выплат
Одна система сопровождает смену от планирования до выплаты
- Менеджер создаёт смену и назначает сотрудника
- Система сама отправляет напоминания, фиксирует ответы, отмечает отклонения, сохраняет фотоотчёт и передаёт данные в табель
- В общем окне видно, какие смены идут по плану, а какие требуют внимания
Как проходит смена
-
Планирование
Менеджер создаёт объект, смену, время работы и назначает сотрудника
-
Подтверждение
Сотрудник получает напоминание накануне и подтверждает выход или сообщает об отказе
-
Контроль перед началом
Система повторно связывается с сотрудником и предупреждает менеджера, если ответа нет
-
Прибытие и работа
Сотрудник отмечает прибытие, видит инструкции по объекту и при необходимости пишет менеджеру
-
Закрытие
Сотрудник отправляет обязательный фотоотчёт, после чего смена попадает в табель и расчёт выплаты
Система проверяет смену
в нужный момент
-
Накануне
напоминание о дате, времени и объекте, запрос подтверждения
-
Перед сменой
повторная проверка готовности и уведомление при отсутствии ответа
-
По прибытии
фиксация начала работы или сигнал менеджеру об опоздании
Возможности решения
-
- Планирование смен, сотрудников и объектов
- Напоминания через Telegram и SMS
- Подтверждение выхода без звонка менеджеру
- Уведомление менеджера при отсутствии подтверждения
- Быстрая фиксация опоздания или отказа
- Обязательный фотоотчёт для закрытия смены
-
- Переписка с сотрудником непосредственно из системы
- Инструктаж и справочная информация по объекту
- Табель и учёт фактически отработанных часов
- Автоматический расчёт суммы выплаты по заданным правилам
- Отдельный раздел для жалоб и спорных ситуаций
- История действий по каждой смене
Состояние всех смен видно сразу
Руководитель видит, кто получил напоминание, подтвердил выход, прибыл на объект, отправил отчёт или требует внимания
Запланирована
Фотоотчёт получен
Требует внимания
Смена закрыта
Опаздывает
Нет подтверждения
Напоминание отправлено
Выход подтверждён
Прибыл на объект
Посмотрите, как выглядит карточка смены
Менеджер подключается только к отклонениям
-
Нет подтверждения
система выделяет смену
и уведомляет ответственного -
Сотрудник опаздывает
отклонение фиксируется
в истории смены -
Нет фотоотчёта
смену нельзя закрыть до выполнения правила или ручного решения менеджера
-
Сотрудник отказался
менеджер получает сигнал
и может назначить замену -
Возник спор
обращение сохраняется
в отдельном разделе и связывается со сменой
Отчёт и информация по объекту остаются в контексте смены
Сотрудник видит инструкции, контакты и требования конкретного объекта. Для закрытия смены он загружает обязательные фотографии, которые сохраняются в карточке и доступны ответственному менеджеру
-
Показывать прогресс загрузки
-
Проверять допустимый формат и размер файла
-
Позволять повторить загрузку после ошибки
-
Не публиковать фотографии по открытой ссылке
-
Срок хранения отчётов согласовать до разработки
Данные смены сразу переходят в учётПосмотрите, как выглядит карточка смены
- После закрытия смены система переносит подтверждённые часы в табель и рассчитывает сумму выплаты по правилам компании. Менеджер проверяет отклонения и подтверждает итог
Без ежедневного обзвона около 50 сотрудников
-
Было
В клининговой компании на объекты ежедневно выходит около 50 сотрудников. Раньше расписание, подтверждения, опоздания, фотоотчёты и рабочее время фиксировались в Excel, мессенджерах и телефонных звонках
-
Стало
После внедрения все смены, ответы, фотоотчёты и расчёты собраны в одной системе. Типовые напоминания выполняются автоматически, а менеджер подключается
к отказам, опозданиям и другим исключениям -
Все смены и выплаты – в одном окне, без ежедневного обзвона десятков сотрудниковВсе смены и выплаты –
в одном окне, без ежедневного обзвона десятков сотрудников
Кому подходит система управления сменами
- Регулярные смены на постоянных объектах
- Работа по нескольким объектам в течение дня
- Команды с разными ставками и правилами оплаты
- Процессы, где закрытие смены требует подтверждения или фотоотчёта
- Разовые выезды сотрудников
- Работа, в которой менеджеру важно быстро видеть отказы, опоздания и отсутствие связи
Стоимость
Тариф
от 7 900 ₽ в месяц
Настройка и внедрение
от 30 000 ₽
Точную стоимость считаем после диагностики
Покажем, как система будет работать в вашем процессе
Разберём структуру смен, контрольные точки, каналы уведомлений, правила табеля и расчёта выплат
